זרימת קליטה אוטומטית ממייל ייעודי לספקים

הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make:

1. גלשו אל make.com → לחצו Get started free → הירשמו עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה להתחלה.

   הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" של מודול Claude ב-Make):

2. גלשו אל console.anthropic.com → הירשמו (אפשר עם Google). זה חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — הוא משלם לפי שימוש בפועל.

3. בתפריט בחרו Billing (חיוב) → Add credits / הוסיפו אמצעי תשלום וטענו $5 (יספיק לחודשים של תרחישים קלים).

4. בתפריט בחרו API Keys → לחצו Create Key → תנו שם (למשל "make") → לחצו Create → העתיקו מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמרו בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

הכנה חד-פעמית ג' — תיבת מייל וגיליון:

1. פתחו כתובת מייל ייעודית לחשבוניות (למשל invoices@ או תווית ייעודית בתיבה הקיימת), ובקשו מהספקים לשלוח אליה. ב-Google Sheets צרו גיליון "חשבוניות נכנסות" עם עמודות: "נושא המייל", "תאריך קליטה", "נתוני חשבונית (JSON)", "סטטוס בדיקה". (JSON הוא פורמט טקסט מובנה שנוח למחשבים לקרוא.)

בניית התרחיש:

1. ב-Make לחצו + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחצו עליו; נפתח חלון חיפוש אפליקציות.

2. חפשו ובחרו Gmail (או Email) ואת הפעולה Watch emails — זה ה"טריגר": האירוע שמתניע את התרחיש. הגדירו אותו על התיבה/התווית הייעודית.

3. לחצו Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחרו את החשבון → לחצו Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר).

4. רחפו עם העכבר מימין לעיגול הראשון ולחצו Add another module (הסמל +). "מודול" הוא אבן לגו אחת ברצף. חפשו Anthropic Claude ובחרו בפעולה Create a Message (או פעולה בשם דומה ליצירת הודעה).

5. לחצו Create a connection → הדביקו בשדה ה-API Key את המפתח sk-ant-... ששמרתם → Save.

6. בשדה Model בחרו מהרשימה את מודל ה-Sonnet העדכני. בשדה Max Tokens הקלידו 2000.

7. בשדה ההודעה (Prompt/Message) הדביקו מילה-במילה: "קבל את תוכן המייל והקובץ המצורף. חלץ: שם ספק, מספר עוסק, מספר חשבונית, תאריך, סכום לפני מע"מ, סכום מע"מ, סה"כ, מטבע. החזר JSON בלבד עם המפתחות האלה באנגלית: supplier, vat_id, invoice_no, date, net, vat, total, currency. אם שדה חסר החזר בו null. אל תחשב מחדש סכומים." ואז לחצו בתוך תיבת הטקסט אחרי הפרומפט — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים מהמודול הקודם — ולחצו על שדה תוכן המייל (ואם זמין, גם תוכן הקובץ המצורף) כדי להכניסו לפרומפט. [לאמת: אופן העברת קובץ מצורף למודול Claude בגרסת ה-Make שלכם; אם אינו נתמך — החילוץ יעבוד על גוף המייל ועל חשבוניות שמגיעות כטקסט]

8. הוסיפו מודול שלישי: Google Sheets → Add a Row → Create a connection → Allow → בחרו את הגיליון "חשבוניות נכנסות" ומפו: נושא המייל לעמודה הראשונה, ואת השדה Text (תשובת Claude) לעמודת "נתוני חשבונית (JSON)".

9. בדיקה: לחצו Run once (למטה משמאל) → שלחו לעצמכם מייל עם חשבונית לתיבה הייעודית → עקבו אחרי הבועות שמעל כל מודול. בועה עם מספר = המודול רץ; לחיצה עליה מציגה מה נכנס ומה יצא. ודאו ששורה נוספה לגיליון.

10. הפעלה קבועה: העבירו את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON. מרגע זה כל מייל נכנס מטופל אוטומטית.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401 — המפתח שגוי או לא הודבק במלואו. צרו מפתח חדש ב-console.anthropic.com והדביקו שוב.
• שגיאת credit/balance — נגמר האשראי: console.anthropic.com → Billing → הוסיפו.
• התרחיש לא רץ לבד — ודאו שמתג Scheduling במצב ON (ירוק).
• בועה אדומה על מודול = שגיאה; לחצו עליה לקריאת הפירוט ותקנו את השדה שמסומן.
• החילוץ ריק על חשבוניות סרוקות? בקשו מהספק קובץ PDF מקורי במקום סריקה, או העבירו את החריגות דרך פרויקט "קליטת חשבוניות ספקים" (הפתרון הקודם) שמתמודד טוב עם קבצים מצורפים.