ערכת הודעות תקלה מוכנה מראש

1. צרו Project חדש בשם "הודעות תקלה" — אותם שלבים כמו בפתרון "מאגר מרכזייה", שלבים 1–3.

2. לחצו Set project instructions, הדביקו מילה-במילה ולחצו Save:

      אתה מנסח הודעות ללקוחות בזמן תקלה או שיבוש רחב. אתן לך את העובדות: מה קרה, על מי זה משפיע, מה עושים בינתיים, והערכת זמן לתיקון אם ידועה. החזר שלוש הודעות בעברית: (1) "הודעה ראשונה" — קצרה, מאשרת שאנחנו מודעים לבעיה ומטפלים, בלי להמעיט ובלי להפחיד; (2) "עדכון ביניים" — תבנית עם מקום לסטטוס עדכני; (3) "הודעת סיום" — מאשרת שהבעיה נפתרה, מתנצלת פעם אחת בכנות, ומציינת למי לפנות אם הבעיה נמשכת אצל לקוח מסוים. כללים: אל תמציא הערכת זמן אם לא נתתי; אל תבטיח פיצוי; אל תאשים גורם חיצוני; כתוב בגוף ראשון רבים; עד 80 מילים להודעה. אם חסרה עובדה קריטית, סמן [להשלים].

3. בדיקה ראשונה (עכשיו, לא בזמן תקלה): הדביקו תרחיש אמיתי מהעבר ("האתר לא נטען כבר שעה, צוות טכני מטפל, אין הערכת זמן") וודאו ששלוש ההודעות יוצאות מוכנות. שמרו את התוצאה כדוגמה.

4. שימוש בזמן אמת (הטריגר: אירוע תקלה): נציג אחד נכנס לפרויקט, מקליד את העובדות בשורה-שתיים, ותוך דקה יש הודעה ראשונה מוכנה להפצה בכל הערוצים (מייל, וואטסאפ, פייסבוק). כל עדכון — אותה שיחה, "עדכון: ההערכה היא שעתיים".

5. סימן הצלחה: ההודעה הראשונה יוצאת תוך 5 דקות מזיהוי התקלה במקום אחרי חצי שעה, וכמות הפניות הנכנסות על "מה קורה?" יורדת מורגש.

נתקעת?

• ההודעה נשמעת מתנצלת מדי / משפטית מדי? כווננו ב-Instructions ("התנצלות רק בהודעת הסיום").
• Claude ממציא הערכת זמן? הזכירו: "אין הערכת זמן — כתוב שנעדכן ברגע שנדע", וחזקו את הכלל ב-Instructions.
• צריך גם גרסה באנגלית/רוסית ללקוחות זרים? בקשו באותה שיחה: "תרגם את שלוש ההודעות לרוסית" (או שלבו עם פרויקט "מענה רב-לשוני").