אוטומציית תיאום ותזכורות ראיונות

הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make:

1. גלשו אל make.com → לחצו Get started free → הירשמו עם חשבון Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה להתחלה. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" של מודול Claude ב-Make):

2. גלשו אל console.anthropic.com → הירשמו (אפשר עם Google). שימו לב: זה חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — הוא משלם לפי שימוש בפועל.

3. בתפריט בחרו Billing (חיוב) → Add credits / הוסיפו אמצעי תשלום וטענו $5 (יספיק לחודשים של תרחישים קלים).

4. בתפריט בחרו API Keys → לחצו Create Key → תנו שם (למשל "make") → לחצו Create → העתיקו מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמרו בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד. הכנת טופס בחירת מועד (חד-פעמי למשרה):

5. גלשו אל forms.google.com → לחצו על Blank (טופס ריק). תנו כותרת "תיאום ראיון – [שם החברה]" והוסיפו שדות: שם מלא, טלפון, אימייל, ושאלה מסוג בחירה ("Multiple choice") עם חלונות הזמן שאתם פותחים (למשל "יום ג' 10:00", "יום ג' 14:00", "יום ד' 09:00"). את קישור הטופס (כפתור Send → סמל קישור) שולחים למועמדים שעברו סינון.

בניית התרחיש ב-Make:

1. ב-Make לחצו + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחצו עליו. נפתח חלון חיפוש אפליקציות.

2. חפשו ובחרו Google Forms, ובחרו בפעולה Watch Responses (זיהוי תשובות חדשות). לחצו Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחרו את החשבון → לחצו Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר). בחרו מהרשימה את הטופס שיצרתם.

3. רחפו עם העכבר מימין לעיגול הראשון ולחצו Add another module (סמל +). חפשו Google Calendar ובחרו Create an Event. חברו את חשבון Google (Create a connection → Allow אם נדרש שוב). בשדה הכותרת של האירוע לחצו בתוך התיבה — נפתח חלון עם שדות צבעוניים מהטופס — הכניסו את שדה שם המועמד והקלידו לידו "– ראיון". בשדה התאריך/שעה מפו את חלון הזמן שנבחר בטופס. הוסיפו את המראיין כמשתתף (שדה Attendees) כדי שהאירוע יופיע גם ביומן שלו.

4. הוסיפו מודול שלישי: חפשו Anthropic Claude ובחרו Create a Message (או פעולה בשם דומה ליצירת הודעה). לחצו Create a connection → הדביקו בשדה ה-API Key את המפתח sk-ant-... ששמרתם → Save.

5. בשדה Model בחרו מהרשימה את מודל ה-Sonnet העדכני. בשדה Max Tokens הקלידו 2000. בשדה ה-Prompt/Message הדביקו את הפרומפט הבא מילה-במילה, וכל מקום שכתוב בו {{...}} — מחקו והכניסו במקומו את השדה הצבעוני המתאים מהטופס (לוחצים בתוך תיבת הטקסט ובוחרים מהחלון שנפתח):

       נסח מייל אישור וזימון קצר ומנומס למועמד לראיון. פרטים: שם המועמד {{שם}}, תפקיד {{תפקיד}}, תאריך ושעה {{מועד}}, מיקום/קישור {{מיקום}}, שם המראיין {{מראיין}}. המייל צריך לכלול: פנייה בשם, אישור מועד ומיקום, מה להביא (תעודת זהות/תיק עבודות אם רלוונטי), ואיש קשר לשינויים. טון חם ומקצועי, עד 120 מילים, בעברית. אל תמציא פרטים שלא נתתי.

6. הוסיפו מודול רביעי: Gmail → Send an Email. בשדה הנמען מפו את כתובת המייל מהטופס, בנושא כתבו "אישור ראיון – [שם החברה]", ובגוף המייל הכניסו את השדה Text (התשובה של Claude) מהמודול הקודם.

7. בדיקה: לחצו Run once (למטה משמאל) → מלאו בעצמכם את הטופס כאילו אתם מועמד → עקבו אחרי הבועות שמופיעות מעל כל מודול. בועה עם מספר = המודול רץ; לחיצה עליה מציגה בדיוק מה נכנס ומה יצא. בדקו שנוצר אירוע ביומן ושהגיע מייל אישור.

8. הפעלה קבועה: העבירו את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON. מרגע זה כל מועמד שממלא טופס מטופל אוטומטית.

9. תזכורת יום לפני (תרחיש שני, קצר): צרו תרחיש נוסף: מודול ראשון Google Calendar → Search Events שמחפש אירועים של מחר (ביומן הראיונות), אחריו מודול Anthropic Claude → Create a Message עם אותו פרומפט מהשלב 10 בשינוי המילה "אישור וזימון" ל"תזכורת", ולבסוף Gmail → Send an Email למועמד. לחצו על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדירו ריצה יומית (למשל Every day at 09:00), והעבירו את Scheduling ל-ON.

10. סימן הצלחה: מועמד ממלא זמן ואוטומטית נוצר אירוע ביומן שלכם ושל המראיין, והמועמד מקבל אישור ואז תזכורת — בלי אף מייל ידני מצדכם.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401 — המפתח שגוי או לא הודבק במלואו. צרו מפתח חדש ב-console.anthropic.com והדביקו שוב.
• שגיאת credit/balance — נגמר האשראי: console.anthropic.com → Billing → הוסיפו.
• התרחיש לא רץ לבד — ודאו שמתג Scheduling במצב ON (ירוק), ובתרחיש התזכורות שהתזמון על המודול הראשון מוגדר.
• בועה אדומה על מודול = שגיאה; לחצו עליה לקריאת הפירוט ותקנו את השדה שמסומן (לרוב מיפוי שדה ריק מהטופס).
• המייל יוצא עם פרטים חסרים? בדקו בלחיצה על הבועה של מודול Claude אילו שדות הגיעו ריקים מהטופס, והפכו אותם לשדות חובה בטופס.