תרחיש Make למעקב אוטומטי אחר מועדי חוזים

הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make:

1. גלוש אל make.com → לחץ Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה להתחלה.

   הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" של מודול Claude ב-Make):

2. גלוש אל console.anthropic.com → הירשם (אפשר עם Google). זה חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — הוא משלם לפי שימוש בפועל.

3. בתפריט בחר Billing (חיוב) → Add credits / הוסף אמצעי תשלום וטען $5 (יספיק לחודשים של תרחישים קלים).

4. בתפריט בחר API Keys → לחץ Create Key → תן שם (למשל "make") → לחץ Create → העתק מיד את המפתח (מחרוזת שמתחילה ב-sk-ant-) ושמור בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

הכנה חד-פעמית ג' — גיליון מעקב:

1. ב-Google Sheets צור גיליון חדש בשם "מעקב חוזים" עם שלוש עמודות: "שם החוזה/נושא המייל", "תאריך קליטה", "נתוני מועדים (JSON)". (JSON הוא פורמט טקסט מובנה שנוח למחשבים — Claude יכתוב בו את המועדים, ואחר כך יקרא אותו בעצמו.)

   תרחיש א' — קליטת חוזה חדש וחילוץ מועדים:

2. ב-Make לחץ + Create a new scenario (למעלה מימין). מופיע עיגול גדול עם + באמצע המסך — לחץ עליו; נפתח חלון חיפוש אפליקציות.

3. חפש ובחר Gmail ואת הפעולה Watch emails (מעקב אחרי מיילים נכנסים) — זה ה"טריגר": האירוע שמתניע את התרחיש. הגדר אותו על תווית/תיבה ייעודית שאליה תעביר כל מייל עם חוזה חדש.

4. לחץ Create a connection → ייפתח חלון התחברות של Google → בחר את החשבון → לחץ Allow (פעם אחת בלבד; החיבור נשמר).

5. רחף עם העכבר מימין לעיגול הראשון ולחץ Add another module (הסמל +). "מודול" הוא אבן לגו אחת ברצף. חפש Anthropic Claude ובחר בפעולה Create a Message (או פעולה בשם דומה ליצירת הודעה).

6. לחץ Create a connection → הדבק בשדה ה-API Key את המפתח sk-ant-... ששמרת → Save.

7. בשדה Model בחר מהרשימה את מודל ה-Sonnet העדכני. בשדה Max Tokens הקלד 2000.

8. בשדה ההודעה (Prompt/Message) הדבק מילה-במילה: "קיבלת טקסט של חוזה. חלץ ורק חלץ את המועדים הבאים אם הם קיימים: תאריך תחילה, תאריך סיום/תום תוקף, מנגנון חידוש אוטומטי (כן/לא), מספר ימי הודעה מוקדמת נדרשים לביטול, ומכך חשב את התאריך האחרון להודעת ביטול. החזר JSON בלבד עם השדות: contract_name, start_date, end_date, auto_renew, notice_days, last_notice_date. אם שדה לא מופיע בחוזה, כתוב null. אל תמציא תאריכים." ואז לחץ בתוך תיבת הטקסט אחרי הפרומפט — נפתח חלון עם רשימת שדות צבעוניים מהמודול הקודם — ולחץ על שדה תוכן המייל/הטקסט של הקובץ המצורף כדי להכניס אותו לפרומפט.

9. הוסף מודול שלישי: Google Sheets → Add a Row → Create a connection → Allow → בחר את הגיליון "מעקב חוזים". מפה את העמודות: נושא המייל (מהמודול הראשון) לעמודה הראשונה, ואת השדה Text (התשובה של Claude) לעמודת "נתוני מועדים (JSON)".

10. בדיקה: לחץ Run once (למטה משמאל) → שלח לעצמך מייל עם חוזה לתווית הייעודית → עקוב אחרי הבועות שמופיעות מעל כל מודול. בועה עם מספר = המודול רץ; לחיצה עליה מציגה מה נכנס ומה יצא. ודא ששורה חדשה נוספה לגיליון.

    תרחיש ב' — התראה יומית על מועדים מתקרבים:

11. צור תרחיש חדש (Create a new scenario). מודול ראשון: Google Sheets → Search Rows על הגיליון "מעקב חוזים" (יחזיר את כל השורות).

12. מודול שני: Anthropic Claude → Create a Message (החיבור כבר קיים מהתרחיש הראשון). הדבק בשדה ההודעה: "לפניך שורות מגיליון מעקב חוזים; בכל שורה נתוני מועדים בפורמט JSON. התאריך היום: [הכנס כאן, דרך חלון השדות הצבעוני, את משתנה התאריך הנוכחי — now]. החזר רשימה בעברית של כל חוזה שבו end_date או last_notice_date חלים ב-30 הימים הקרובים, ממוין לפי תאריך עולה, עם ציון כמה ימים נותרו. אם אין מועדים קרובים, כתוב 'אין מועדים קרובים'. אל תמציא תאריכים." ואחרי הטקסט הכנס מחלון השדות הצבעוני את ערכי השורות מהגיליון.

13. מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת שלך, נושא "התראת מועדי חוזים", ובגוף המייל מפה את השדה Text של Claude.

14. לחץ על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדר Every day at 08:00. לבסוף העבר את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON. מרגע זה ההתראה רצה לבד בענן כל בוקר.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401 — המפתח שגוי או לא הודבק במלואו. צור מפתח חדש ב-console.anthropic.com והדבק שוב.
• שגיאת credit/balance — נגמר האשראי: console.anthropic.com → Billing → הוסף.
• התרחיש לא רץ לבד — ודא שמתג Scheduling במצב ON (ירוק) ושהתזמון מוגדר על המודול הראשון.
• בועה אדומה על מודול = שגיאה; לחץ עליה לקריאת הפירוט ותקן את השדה שמסומן.
• החילוץ שגוי בחוזים סרוקים? שלח לתיבה עותק Word/טקסט של החוזה, ותמיד אמת את המועד שחולץ מול החוזה עצמו לפני שסומכים עליו.