תזכורות וריכוז סטטוס יישום (תרחיש Make)
המדריך המלא כטקסט רציף
למה הפתרון הזה: מעקב יישום הוא תהליך חוזר ומתוזמן שמפעיל תזכורות ואוסף תגובות — בדיוק מה ש-Make עושה היטב, עם Claude שמנסח את ההודעות ומסכם את הסטטוס. רץ בענן גם כשאתם בפגישות כל היום.
-
אם עוד לא עשיתם: השלימו את ההכנה החד-פעמית (חשבון Make + מפתח API של Anthropic) — שלבים 1–2 בפתרון "טיוטת הצעה אוטומטית לכל ליד נכנס".
-
צרו ב-Google Sheets גיליון מעקב ובו עמודות: לקוח, משימה, אחראי, מייל האחראי, סטטוס, תאריך יעד, הערות. מלאו בו את המשימות מכל תוכניות העבודה הפעילות.
-
ב-Make לחצו + Create a new scenario. לחצו על העיגול עם ה-+, חפשו ובחרו Google Sheets → פעולת Search Rows (חיפוש שורות). התחברו (Create a connection → Allow אם זו הפעם הראשונה בחשבון הזה), ובחרו את קובץ המעקב ואת הגיליון.
-
הוסיפו מודול שני (רחפו מימין לעיגול → Add another module): Anthropic Claude → Create a Message. בחרו את החיבור הקיים (המפתח כבר שמור מהפתרון הקודם). Model: Sonnet העדכני; Max Tokens: 2000. בשדה הפרומפט הדביקו מילה-במילה, ושלבו את שדות הגיליון (לחיצה בתוך התיבה → בחירת השדות הצבעוניים):
קיבלת שורות ממעקב יישום המלצות. עבור כל משימה שסטטוסה אינו "הושלם" ותאריך היעד שלה בשבוע הקרוב או עבר, נסח הודעת תזכורת קצרה ומנומסת בעברית לאחראי: הזכר את שם המשימה, תאריך היעד, ובקש עדכון סטטוס במשפט. בסוף הפק לי סיכום מנהלים אחד: כמה משימות בפיגור, כמה בזמן, וכמה הושלמו, לפי לקוח.
-
הוסיפו מודול שלישי: Gmail → Send an Email, עם הכתובת שלכם כנמען, ומיפוי השדה Text של Claude לגוף המייל. (בשלב הפיילוט הכול מגיע אליכם ואתם מעבירים לאחראים; כשתסמכו על הניסוחים, אפשר לשכפל את המודול ולשלוח ישירות לאחראים לפי עמודת המייל.)
-
לחצו על סמל השעון שעל המודול הראשון והגדירו תדירות: Every day → בחרו יום ראשון בלבד, שעה 09:00 (או כל תזמון שנוח לכם).
-
בדיקה: לחצו Run once וּודאו שקיבלתם מייל עם תזכורות רק למשימות הפתוחות ועם סיכום מנהלים. אחר כך העבירו את מתג Scheduling ל-ON.
-
טריגר: מתוזמן — הרצה שבועית אוטומטית; אפשר גם ידנית (Run once) לפני פגישת סטטוס.
-
סימן שסיימנו: בכל יום ראשון בבוקר מחכה לכם מייל עם תזכורות מנוסחות וסיכום פיגורים לפי לקוח — במקום שעה של רדיפה ידנית.
נתקעת?
- המייל לא מגיע? ודאו שמתג Scheduling במצב ON ושסמל השעון על המודול הראשון מוגדר ליום ולשעה הנכונים.
- Claude מתזכר גם משימות שהושלמו? בדקו שעמודת הסטטוס בגיליון כתובה בדיוק "הושלם" (בלי רווחים/ניסוחים אחרים), או הרחיבו את הפרומפט: "התייחס גם ל'בוצע' ו'סגור' כהושלם".
- שגיאה 401 או שגיאת אשראי במודול Claude? ראו סעיף התקלות בפתרון ה-Make הקודם.
מה נשאר אצלכם: עדכון הסטטוס בגיליון (מי שקיבל תגובה מהלקוח מזין אותה), פרשנות למה משימה תקועה, והחלטות התערבות מול הלקוח.
משתמשים במנגנון תרחיש Make? כך הוא עובד, בקצרה