לוח מועדים — הגשות ודיווחים שלא מתפספסים

לוח מועדים — הגשות ודיווחים שלא מתפספסים — פתרון Claude לעמותות ומלכ״רים שמטפל בכאב "מעקב מועדי הגשה ודיווח — הדדליין שמתפספס", באמצעות תרחיש Make/n8n. ההקמה אורכת כ-30–45 דקות ב-9 שלבים מפורטים, בלי לתכנת. Make הוא שירות אוטומציה בענן שמחבר בין כלים.

עודכן: 17 באוגוסט 2026

תרחיש Makeפותר את: מעקב מועדי הגשה ודיווח — הדדליין שמתפספס

מה מקבלים

Make הוא שירות אוטומציה בענן שמחבר בין כלים. תרחיש יומי סורק את גיליון המועדים ומתריע שבועיים, שבוע ויום לפני כל דדליין — הגשה או דיווח למענק פעיל — אף מועד לא מתפספס כי "היינו עסוקים".

זמן הקמה

30–45 דק׳

9 שלבים

רמת קושי

מתקדם — אוטומציה מלאה

הקמה חד-פעמית:

חשבון Make + מפתח APIכבר יש לי — דלגואין לי — הדריכו אותי

המדריך המלא כטקסט רציף

למה הפתרון הזה: Make הוא שירות אוטומציה בענן שמחבר בין כלים. תרחיש יומי סורק את גיליון המועדים ומתריע שבועיים, שבוע ויום לפני כל דדליין — הגשה או דיווח למענק פעיל — אף מועד לא מתפספס כי "היינו עסוקים".

הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make: גלוש אל make.com → Get started free → הירשם עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה.
הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic (ה"דלק" שמאפשר ל-Make להפעיל את Claude): גלוש אל console.anthropic.com והירשם (אפשר עם Google). זהו חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלמים לפי שימוש. Billing (חיוב) → Add credits → טען $5 (יספיק לחודשים). אחר כך API Keys → Create Key → שם ("make") → Create → העתק מיד את המפתח (מתחיל ב-sk-ant-) ושמור בצד — מוצג פעם אחת בלבד.
הכן ב-Google Sheets גיליון "מועדים": סוג (הגשה/דיווח ביניים/דיווח סיום), קרן/גורם, תיאור, תאריך אחרון, אחראי, סטטוס (פתוח/הוגש).
ב-Make לחץ + Create a new scenario, לחץ על העיגול עם ה-+, חפש Google Sheets ובחר Search Rows. Create a connection → התחבר → Allow → בחר את הגיליון.

הוסף מודול (רחף מימין → Add another module): Anthropic Claude → Create a Message. Create a connection → הדבק את המפתח sk-ant-... → Save. Model: Sonnet העדכני; Max Tokens: 600. הדבק בשדה ה-Prompt ושלב את השדות ואת משתנה התאריך הנוכחי (חלון השדות הצבעוני; לשונית פונקציות התאריך — now):

   שורת מועד של עמותה: סוג, קרן, תיאור, תאריך אחרון, אחראי, סטטוס. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם הסטטוס "פתוח" ונותרו בדיוק 14, 7 או 1 ימים — כתוב התראה בעברית: כמה ימים נותרו, מה המועד, מי האחראי, ומה כדאי שיהיה מוכן בשלב הזה (14 יום — טיוטה; 7 — מסמכים ואישורים; 1 — הגשה!). אם עבר המועד והסטטוס פתוח — התראת "עבר מועד" דחופה. אחרת החזר "אין".

הוסף מודול Gmail → Send an Email אל מייל העמותה עם השדה Text (תשובת Claude) בגוף.
בדיקה: לחץ Run once (למטה משמאל) עם מועד בעוד שבוע — עקוב אחרי הבועות (בועה עם מספר = רץ) וודא שההתראה נכונה.
הפעלה קבועה: סמל השעון על המודול הראשון → Every day at 08:00 → מתג Scheduling (למטה משמאל) ל-ON.
סימן ההצלחה: שלוש התראות מדורגות לפני כל מועד — והביטוי "פספסנו את הקול הקורא" יוצא מהלקסיקון.

נתקעת?

מודול Claude מחזיר 401? המפתח שגוי או חלקי — צור חדש והדבק.
שגיאת credit/balance? console.anthropic.com → Billing → הוסף.
התראות על מה שכבר הוגש? עדכון סטטוס "הוגש" מיד עם ההגשה — הרגל של 10 שניות.

מה נשאר אצלכם: הזנת כל מועד חדש לגיליון (כולל מועדי הדיווח כשמענק מאושר!), והעבודה עצמה.

מדריכים קשורים

משתמשים במנגנון תרחיש Make? כך הוא עובד, בקצרה