מחולל תזכורות שבועי ללקוחות עם מסמכים חסרים

1. אם עדיין לא ביצעתם את ההכנה החד-פעמית של Make — שלבים 1–4 בפתרון "אוטומציה שמנסחת תשובה לשאלה שנכנסת במייל".

2. צרו גיליון Google Sheets בשם מעקב מסמכים עם עמודות: שם לקוח | מסמך חסר | תאריך יעד | סטטוס. כל מסמך חסר = שורה נפרדת. כשמסמך מתקבל — משנים את הסטטוס ל"התקבל". (זו ההשקעה המרכזית של הפתרון: להעביר את המעקב מהראש לגיליון.)

3. ב-Make צרו תרחיש חדש: מודול ראשון Google Sheets → Search Rows על גיליון "מעקב מסמכים", ובהגדרות החיפוש (Filter) סננו את עמודת הסטטוס: שווה ל"חסר".

4. מודול שני: Anthropic Claude → Create a Message (החיבור הקיים, מודל Sonnet, Max Tokens 2000) עם הפרומפט הבא, כששדות הגיליון (שם, מסמך, תאריך) משובצים בסופו דרך חלון השדות הצבעוניים:

   "לפניך שורות מגיליון מעקב מסמכים של משרד ייעוץ מס: כל שורה כוללת שם לקוח, מסמך חסר ותאריך יעד. קבץ את הרשימה לפי לקוח. פתח בשורת סיכום למשרד: כמה לקוחות ממתינים וכמה מסמכים חסרים סך הכול. אחר כך, עבור כל לקוח, כתוב טיוטת תזכורת קצרה ואדיבה בעברית: פנייה בשם הלקוח, רשימת המסמכים שחסרים לו בלבד, ובקשה לשלוח עד התאריך הקרוב ביותר שלו. אל תוסיף מסמכים שאינם ברשימה, אל תמציא תאריכים, ואל תנקוט טון מאיים. הנה הנתונים: {{שורות הגיליון}}"

5. מודול שלישי: Gmail → Send an Email אל הכתובת של עצמכם (או של המזכירות), נושא: "תזכורות מסמכים חסרים — מוכנות לשליחה", ובגוף — השדה Text ממודול Claude.

6. תזמון: סמל השעון על המודול הראשון → Every week → היום והשעה שנוח לכם לשלוח תזכורות (למשל יום שני 08:30).

7. בדיקה: מלאו בגיליון 2 לקוחות בדויים עם מסמכים חסרים → לחצו Run once → ודאו שהמייל שהתקבל מקבץ נכון לפי לקוח ולא ערבב מסמכים בין לקוחות.

8. הפעלה קבועה: מתג Scheduling → ON (אפשר להדליק רק בעונת הדוחות ולכבות אחריה).

9. הטריגר: מתוזמן — פעם בשבוע.

10. סימן ה"סיימנו": פעם בשבוע מחכה לכם מייל אחד עם כל התזכורות מנוסחות ומוכנות — מעתיקים לכל לקוח את הפסקה שלו ושולחים.

נתקעת?

• התזכורות מערבבות מסמכים בין לקוחות? ודאו ששיבצתם במודול Claude את שלושת השדות (שם, מסמך, תאריך) ולא רק חלק, ואחדו את כתיב שמות הלקוחות בגיליון (אותו שם בדיוק בכל שורה).
• לקוח שכבר שלח מסמך עדיין מקבל תזכורת? הסטטוס בגיליון לא עודכן ל"התקבל" — התרחיש מדויק בדיוק כמו הגיליון.
• שגיאת 401/credit במודול Claude — ראו סעיף התקלות בפתרון ה-Make הראשון.
• רוצים שהתזכורות יישלחו ישירות ללקוחות? אפשרי טכנית (עמודת אימייל בגיליון + מודול Gmail לכל לקוח), אבל מומלץ להישאר במצב "טיוטה למשרד" לפחות חודש — תקשורת יוצאת ללקוחות שווה בדיקה אנושית.