תרחיש Make להפצת פרוטוקול ומעקב משימות

1. הכנה חד-פעמית א' — חשבון Make: גלשו אל make.com → Get started free → הירשמו עם Google. התוכנית החינמית (1,000 פעולות בחודש) מספיקה.

2. הכנה חד-פעמית ב' — מפתח API של Anthropic: גלשו אל console.anthropic.com והירשמו (אפשר עם Google). זה חשבון נפרד מהמנוי של claude.ai — משלם לפי שימוש. בתפריט: Billing → Add credits / הוסיפו אמצעי תשלום וטענו $5 (יספיק לחודשים). ואז API Keys → Create Key → תנו שם ("make") → Create → העתיקו מיד את המפתח (מתחיל ב-sk-ant-) ושמרו בצד — הוא מוצג פעם אחת בלבד.

3. ההרגל שמפעיל הכול: אחרי שאישרתם פרוטוקול, שלחו אותו במייל לעצמכם עם נושא שמתחיל במילה פרוטוקול (למשל "פרוטוקול פגישת קבלן – פרויקט שוהם") וגוף המייל הוא טקסט הפרוטוקול. זה הטריגר.

4. ב-Make לחצו + Create a new scenario (למעלה מימין) → לחצו על העיגול הגדול עם ה-+ → חפשו Gmail ובחרו Watch Emails (זיהוי מיילים נכנסים). לחצו Create a connection → התחברו לחשבון Google → Allow. הגדירו סינון לפי נושא שמכיל "פרוטוקול".

5. רחפו מימין לעיגול ולחצו Add another module (סמל +). חפשו Anthropic Claude ובחרו Create a Message (או פעולה בשם דומה). Create a connection → הדביקו את המפתח sk-ant-... → Save. בשדה Model בחרו את מודל ה-Sonnet העדכני; Max Tokens: 2000. בשדה הפרומפט הדביקו מילה-במילה, וכדי להכניס את תוכן המייל לחצו בתוך התיבה במקום {{גוף המייל}} ובחרו את השדה הצבעוני המתאים:

      לפניך פרוטוקול פגישה: {{גוף המייל}}. חלץ ממנו את המשימות בלבד והחזר אותן כשורות טקסט, שורה לכל משימה, בפורמט: שם הפרויקט | המשימה | האחראי | תאריך היעד. אם פרט חסר כתוב "לא צוין". אל תוסיף שום טקסט אחר.

6. הוסיפו מודול Google Sheets → Add a Row: בחרו גיליון מעקב משימות שהכנתם (עמודות: תאריך, פרויקט, משימות, מקור), ומפו את השדה Text מהמודול של Claude לעמודת "משימות" ואת נושא המייל לעמודת "מקור".

7. הוסיפו מודול Gmail → Send an Email: בשדה הנמען הזינו את כתובת התפוצה של צוות הפרויקט (ובשלב הפיילוט — את עצמכם), בנושא מפו את נושא המייל המקורי, ובגוף — את גוף המייל (הפרוטוקול) ומתחתיו את השדה Text של Claude (ריכוז המשימות).

8. בדיקה: לחצו Run once (למטה משמאל) → שלחו לעצמכם מייל "פרוטוקול בדיקה" עם פרוטוקול ישן → עקבו אחרי הבועות מעל המודולים (בועה עם מספר = רץ; לחיצה מציגה מה נכנס ויצא). ודאו ששורת המשימות נוספה לגיליון ושהמייל נשלח.

9. העבירו את מתג Scheduling (למטה משמאל) למצב ON. מעכשיו כל מייל "פרוטוקול..." מטופל אוטומטית.

10. טריגר: אירוע — שליחת מייל הפרוטוקול המאושר.

11. סימן ה"סיימנו": המשתתפים קיבלו את הפרוטוקול עם ריכוז משימות, וכל המשימות מופיעות בגיליון המעקב — בלי הקלדה כפולה.

נתקעת?

• מודול Claude מחזיר שגיאה 401? המפתח שגוי/לא הודבק במלואו — צרו מפתח חדש והדביקו שוב.
• שגיאת credit/balance? נגמר האשראי — console.anthropic.com → Billing → הוסיפו.
• התרחיש לא נדלק כששולחים מייל? בדקו שהנושא באמת מתחיל ב"פרוטוקול", שהסינון במודול Gmail מוגדר, ושמתג Scheduling במצב ON (ירוק).
• בועה אדומה על מודול = שגיאה; לחצו עליה לקריאת הפירוט ותקנו את השדה שמסומן.