מעקב מסמכים חסרים ותזכורת חוזרת
המדריך המלא כטקסט רציף
למה הפתרון הזה: תרחיש מתוזמן בודק מי לא השלים מסמכים ומפיק תזכורת חוזרת אוטומטית — מבטל את ה"רדיפה" הידנית.
-
ודא שביצעת את ההכנה החד-פעמית של Make ומפתח ה-API (כמו בפתרון "מנהל מעקב תביעות", שלבים 1–2).
-
הכן ב-Google Sheets גיליון "מסמכים" עם העמודות: לקוח, תיק, מסמכים חסרים, תאריך בקשה אחרונה.
-
ב-Make צור תרחיש: Google Sheets → Search Rows על גיליון "מסמכים" → מודול Anthropic Claude → Create a Message (חיבורים קיימים). בשדה הפרומפט הדבק, ושלב את שדות הגיליון ואת משתנה התאריך הנוכחי:
קיבלת: שם לקוח, סוג תיק, רשימת מסמכים שעדיין חסרים, תאריך הבקשה האחרונה. התאריך היום: [שלב כאן את התאריך הנוכחי]. אם עברו 3 ימים או יותר מהבקשה האחרונה ויש מסמכים חסרים, נסח תזכורת WhatsApp קצרה, אדיבה ולא נודניקית בעברית, שמזכירה בעדינות אילו מסמכים עדיין חסרים ומדגישה שזה מה שמעכב את הטיפול. עד 3 שורות. אחרת החזר רק "אין".
-
הוסף מודול Gmail → Send an Email אליך עם השדה Text בגוף המייל.
-
בדיקה: Run once — ודא שנוצרות תזכורות רק לשורות עם מסמכים חסרים שעברו 3 ימים.
-
הפעלה: סמל השעון → פעם ביום → מתג Scheduling ל-ON.
-
סימן ההצלחה: נוצרות תזכורות רק ללקוחות עם מסמכים חסרים, בטון מנומס.
נתקעת?
- לקוח שכבר שלח מסמכים ממשיך לקבל תזכורות? הבעיה בעדכון הגיליון — קבע נוהל: כל מסמך שמתקבל מעדכנים מיד את השורה.
- שגיאות 401/credit/תזמון? ראה "אם משהו לא עובד" בפתרון "מנהל מעקב תביעות".
מה נשאר אצלכם: עדכון הגיליון כשמסמך מתקבל, ואישור/שליחת התזכורת.
משתמשים במנגנון תרחיש Make? כך הוא עובד, בקצרה